Henkilöstörekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

FinFami ry
Meritullinkatu 4 B 10 00170 Helsinki
p. 050 464 2739
jaana.humalto[at]finfami.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Arto Bäckström
p. 0456428510
arto.backstrom[at]finfami.fi

3. Rekisterin nimi

FinFami ry:n henkilöstörekisteri

4. Rekisteröidyt

Rekisteröityjä ovat sellaiset henkilöt, joilla on FinFami ry:seen asiallinen yhteys työntekijänä (tai entisenä), harjoittelijana tai toimeksiannosta työtä tekevänä tai muussa vastaavassa asemassa olevia henkilöitä.

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Rekisteröityjen henkilötietojen, mukaan lukien terveystietojen, käsittely perustuu lainsäädännöllisten velvoitteidemme täyttämiseen työnantajana sekä työntekijän ja työnantajan välisen palvelussuhdetta koskevan sopimuksen täytäntöönpanoon (esim. työsopimus).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työntekijöiden henkilö- ja muiden työsuhdetietojen ajantasainen hallinta oikeuksiemme ja velvoitteidemme hoitamiseksi työnantajana. Henkilötietojen käsittelyn seurauksena voimme ylläpitää työsuhteita ja muita vastaavia suhteita, eikä henkilötietojen käsittelyllä ole rekisteröityihin muita vaikutuksia.

Henkilötunnuksen käsittely perustuu työ- ja palvelussuhteisiin liittyvien velvollisuuksien ja etuuksien hoitamiseen.

Ammattiliittoon kuulumista koskevan tiedon käsittelyperuste on työehtosopimuksen mukainen työntekijän valtuutus tai nimenomainen suostumus vähentää ammattiliiton jäsenmaksu työntekijän palkasta.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

  • työntekijän nimi ja henkilötunnus
  • työntekijän yhteystiedot: puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite
  • kuvat työntekijästä
  • työsuhteeseen ja -sopimukseen liittyvät tiedot
  • työvuorotiedot
  • palkan ja palkkioiden maksuun liittyvät tiedot
  • kokemus- ja koulutustiedot
  • työntekijästä työntekijän omalla suostumuksella tehdyt mahdolliset soveltuvuusarviot
  • työntekijän ilmoittamat ammattiliiton jäsenyystiedot (jäsenmaksut), ja
  • työntekijän sairauspoissaolotiedot (lääkärintodistukset)

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään suoraan rekisteröidyiltä itseltään, työterveyshuollosta ja soveltuvuusarvioiden tekijöiltä.

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Luovutamme tarvittavat tiedot lakisääteistä työterveyshuoltoa varten Terveystalo Oy:lle. Lisäksi luovutamme tietoja lakisääteisten työnantajavelvoitteiden hoitamiseksi eri viranomaisille. Muissa tapauksissa voimme luovuttaa tietoja kolmansille osapuolille vain, jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa tai sitä erikseen pyytää.

Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.

9. Tietojen suojaus

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Käytämme seuraavia suojatoimia henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi:

  • Digitaaliseen aineistoon pääsy edellyttää henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmät on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.
  • Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät ja työnantajan edustajat sekä sopimuksella valtuutetut henkilötietojen käsittelijät.
  • Henkilötietojen käsittelyyn oikeutettu henkilökunta on ohjeistettu toimimaan oikein tietosuoja-asioissa.
  • Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa suojattuna kaikenlaiselta tuhoutumiselta.
  • Digitaalisesta aineistosta otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

10. Tietojen käsittelyn kesto

Pääasiassa rekisteröityjen tietoja säilytetään työsuhteen ajan ja työsuhteen päättymisestä vielä kaksi vuotta eteenpäin (irtisanomisiin ja työsuhteeseen liittyvien epäselvyyksien kanneaika).

Työtodistuksia, työsuhteen päättymistietoja ja työsopimuksia säilytetään 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen, jolloin työntekijällä on lakiperustainen oikeus vaatia työnantajalta työtodistusta.

Ennakkoperintälain mukaisesti palkkakirjanpito säilytetään 10 vuotta tilikauden päättymisestä noudattaen muuten mitä kirjanpitolaissa säädetään kirjanpitoaineiston säilytysajasta. Lääkärintodistusten ja terveystietojen säilyttämisaika on enintään kaksi vuotta tietosuojavaltuutetun ohjeen mukaan. Ennakkoperintälain mukaisesti palkkakirjanpitoon sisältyvät poissaolotiedot säilytetään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

11. Tietojen käsittelijät

Tietojen käsittelijöitä ovat FinFami ry:n henkilöstö- ja taloushallinnosta, tietosuojasta, esimiestyöstä sekä muiden työnantajavelvoitteiden hoitamisesta vastaavat henkilöt. Henkilötietojen käsittelijöitä ovat myös FinFamin palkanlaskennasta ja taloushallinnosta vastaava Administer Oy sekä TyövuoroVelho Oy, jonka ohjelmistoon ja palvelimille kirjataan työntekijöiden työajanseuranta, yhteystiedot ja muita työsuhdetietoja.

Tietoja käsitellään lisäksi Microsoftin ohjelmistoissa ja palvelimilla. Microsoftin palvelimet saattavat sijaita myös EU:n ulkopuolella. Kaikki käsittelijät ovat sitoutuneet käyttäjäehdoissaan noudattamaan EU:n tietosuojasääntelyn määräyksiä.

Saatamme lisäksi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain jollekin muulle kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja määräystemme mukaisesti sekä muutoin asianmukaisesti.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietojen käsittely ei sisällä profilointia tai automaattista päätöksentekoa.

13. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva

  • Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
  • Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
  • Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
  • Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
  • Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

14. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta ja rekisteriä koskevat yhteydenotot ja tietopyynnöt tulee esittää kirjallisesti ja henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Voimme luovuttaa rekisteristä henkilötietoja ainoastaan rekisteröidyille, joiden henkilöllisyydestä voimme varmistua.

15. Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail to someone