Yhteystieto- ja tiedotusrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

FinFami ry
Meritullinkatu 4 B 10 00170 Helsinki
p. 050 464 2739
jaana.humalto[at]finfami.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Arto Bäckström
p. 0456428510
arto.backstrom[at]finfami.fi

3. Rekisterin nimi

FinFami ry:n yhteystieto- ja tiedotusrekisteri

4. Rekisteröidyt

Rekisteröityjä ovat FinFamin jäsenyhdistysten työntekijät, puheenjohtajat ja muut yhteyshenkilöt; yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöt; uutiskirjeiden ja tiedotteiden tilaajat; median edustajat; poliittiset päätöksentekijät; materiaalien ja palveluiden tilaajat

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteita ovat tässä rekisterissä oikeutettu etu, sopimus sekä rekisteröidyn antama suostumus. Perusteet vaihtelevat eri rekisteröityjen ryhmien välillä.

Oikeutettu etu on perusteena niiden rekisteröityjen henkilötietojen käsittelylle, joilla on jäsen-, työ- tai vapaaehtoissuhde tai jonkinlainen muu kiinteäluonteinen suhde FinFamin keskusliittoon tai sen jäsenyhdistyksiin. Oikeutettuun etuun perustuen käsittelemme myös henkilötietoja, jotka liittyvät rekisteröityjen työtehtäviin tai julkisiin luottamustehtäviin.

FinFamin tuottamien palveluiden ja materiaalien tilaajien henkilötietojen käsittely perustuu tilaamisen yhteydessä syntyvään sopimukseen. Suoramarkkinointiin rinnastettavaa yhteydenpitoa ja viestintää teemme vain rekisteröityjen suostumuksella.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on FinFamin toimintaan liittyvän yhteydenpidon, tiedottamisen ja muun viestinnän toteuttaminen. Henkilötietoja voidaan lisäksi käsitellä palautteiden keräämiseen, arviointitoimintaan, laskutukseen ja materiaalien toimittamiseen tilaajille.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltäviä tietoja ovat rekisteröidyn nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, laskutustiedot, tehtävänimike ja taustayhdistys tai -organisaatio.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään suoraan rekisteröidyiltä itseltään tai julkisesti saatavilla olevista lähteistä.

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Emme säännönmukaisesti luovuta tietoja organisaatiomme ulkopuolelle. Voimme luovuttaa tietoja kolmansille osapuolille vain, jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa.

Tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.

9. Tietojen suojaus

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Käytämme seuraavia suojatoimia henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi:

  • Digitaaliseen aineistoon pääsy edellyttää henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmät on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.
  • Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät.
  • Henkilötietojen käsittelyyn oikeutettu henkilökunta on ohjeistettu toimimaan oikein tietosuoja-asioissa.
  • Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa suojattuna kaikenlaiselta tuhoutumiselta.
  • Digitaalisesta aineistosta otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

10. Tietojen käsittelyn kesto

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin yhteydenpito on tarpeellista ja perusteltua (ks. kohta 5). Yhteystietoluettelot tarkistetaan vuosittain.

11. Tietojen käsittelijät

Tietojen käsittelijöitä ovat FinFami ry:n työntekijät. Tietoja käsitellään lisäksi Microsoftin ja Webropol Oy:n ohjelmistoissa ja palvelimilla sekä FinFamin verkkosivujen ylläpitäjän palvelimilla. Microsoftin palvelimet saattavat sijaita myös EU:n ulkopuolella. Kaikki käsittelijät ovat sitoutuneet käyttäjäehdoissaan noudattamaan EU:n tietosuojasääntelyn määräyksiä.

Saatamme lisäksi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain jollekin muulle kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja määräystemme mukaisesti sekä muutoin asianmukaisesti.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietojen käsittely ei sisällä profilointia tai automaattista päätöksentekoa.

13. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva

  • Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
  • Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
  • Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
  • Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
  • Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

14. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta ja rekisteriä koskevat yhteydenotot ja tietopyynnöt tulee esittää kirjallisesti ja henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Voimme luovuttaa rekisteristä henkilötietoja ainoastaan rekisteröidyille, joiden henkilöllisyydestä voimme varmistua.

15. Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail to someone